Mint azt az elmúlt időszakban több fórumon is olvashattuk, az adóhatóság újonnan kialakulóban lévő ellenőrzési gyakorlata szerint minden vállalkozásnak be kell jelentenie a könyvelő címét iratőrzési helyként, ha csak a könyvelő(iroda) számítógépén található meg a könyvelése. Az adótanácsadók Egyesülete – és a mi álláspontunk szerint is – az eddigi gyakorlattól eltérő bejelentés megkövetelése értelmetlen többlet adminisztrációra kötelezi a vállalkozókat.

Az Art. (adózás rendjéről szóló törvény) 1995-től úgy rendelkezik, hogy a jogszabályban előírt bizonylatot, könyvet, nyilvántartást – ideértve a gépi adathordozón rögzített elektronikus adatokat is – a könyvelés-, feldolgozás időtartamára más helyre lehet továbbítani, de az adóhatóság felhívására azt három munkanapon belül be kell mutatni. Az eddigi ellenőrzési gyakorlat is azt támasztotta alá – így joggal gondolhatták mind az adózók, mind pedig mi, könyvelők, adótanácsadók is -, hogy a felhívásra bemutatott iratokkal a jogszabályi előírásoknak eleget teszünk, és elégséges a vállalkozás székhelyét, vagy telephelyét bejelenteni iratőrzési címként.

A mikro- és kisvállalkozások könyvelése jellemzően kiszervezett, és az adott vállalkozás könyvelőjéről is tudomással bír az adóhatóság, hiszen a meghatalmazás tényt is be kell jelenteni. Ezért is érthetetlen az újonnan kialakult gyakorlat, amelyben a revizorok azt kifogásolják, hogy a könyvelő iroda nincs bejelentve külön, iratőrzési címként. Vizsgálat során az adóellenőrök mulasztási bírságot helyeztek kilátásba, ha ezt haladéktalanul nem pótolja a cég. Ezt azzal indokolták, hogy az elektronikusan könyvelt bizonylatok – a könyvelés – csak a könyvelő számítógépén találhatók meg.

Mint kiderült, ez az eljárás nemcsak egyszeri revizori túlkapás, ugyanis az Adótanácsadók Egyesülete kérdésére a NAV illetékes felső vezetője írásban megerősítette, hogy valóban be kell jelenteni a könyvelő irodát is, mint iratmegőrzési helyet, mert a könyvelés ott található meg. Furcsa ez az eljárás azért is, mert évtizedeken keresztül ettől eltérő volt a kialakult – és jól működő – gyakorlat, és a vállalkozások korábban semmilyen formában nem kaptak sem tájékoztatást, sem információt, hogy a könyvelő irodát ezen ok miatt be kell jelenteni az iratőrzés helyeként.

Értelmetlen többletmunka?

A kialakult gyakorlattól eltérő új bejelentés megkövetelése a vállalkozókat értelmetlen többletmunkára kényszeríti – szögezi le közleményében az Adótanácsadók Egyesülete. Ráadásul úgy, hogy ha ennek eleget kíván tenni a vállalkozás, és szeretné bejelenteni a könyvelője irodáját, mint a könyvelési állomány iratőrzési helyét, újabb problémákkal szembesül. Ugyanis a jelenlegi adatmódosító lapon erre nincs egyértelműen értelmezhető lehetőség. Várható, hogy a következő revízióknál vagy a könyvelőnél fognak mindent keresni – a bizonylatokat is és a könyvelési állományt is –, holott a bizonylat iratőrzési helyként nincs bejelentve, vagy a vállalkozásnál keresik az elektronikus könyvelési állományt is, pedig az csak a könyvelőnél található meg.

Az Adótanácsadók Egyesülete indokolatlannak és felesleges, újabb bürokratikus tehernek ítéli a dupla bejelentés megkövetelését és az elmúlt 20 év egyébként jól működő gyakorlatának megváltoztatását.

Az MTI érdeklődésére az adóhatóság azt közölte, hogy könyvelőirodát csak abban az esetben kell bejelenteni a Nemzeti Adó- és Vámhivatalhoz (NAV), ha iratőrzési helyként funkcionál.

Az Adótanácsadók Egyesülete a közelmúltban kifogásolta, hogy az adóhatóság kialakulóban lévő újabb gyakorlata, és az ezt megerősítő írásbeli álláspontja szerint minden vállalkozásnak külön be kell jelentenie a könyvelő címét, ha csak a könyvelőiroda számítógépén van meg a könyvelése. Az egyesület szerint ez az eljárás ellentmond a sok éve kialakult gyakorlatnak, újabb felesleges adminisztrációs feladatot ró a vállalkozásokra, ráadásul nem alakították ki a bejelentés egyértelmű feltételeit.

A NAV kifejtette: az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerinti bejelentési kötelezettség azon – a székhelytől eltérő – címekre terjed ki, ahol az ügyfél az Art. hatálya alá tartozó adónemekkel kapcsolatos iratait, bizonylatait vagy nyilvántartásait tárolja. Az, hogy az ügyfél bevallásait/bejelentéseit egy külső könyvelőiroda készíti el, még nem eredményezi, hogy az irodát iratőrzési helyként be kellene jelenteni a NAV-hoz. Erre csak abban az esetben van szükség, ha a könyvelőirodánál lelhetők fel az adózással kapcsolatos iratok, nyilvántartások, bizonylatok. A szabályozás nem változott, és az adóhatóság gyakorlata sem változott e tekintetben – közölték.

Általános jelleggel nem írható elő a könyvelő irodák iratőrzési helyként történő bejelentése, ez csak abban az esetben vonatkozik rájuk, ha az adózás rendjéről szóló törvény hatálya alá tartozó adónemekkel kapcsolatos iratokat, bizonylatokat, nyilvántartásokat a könyvelőirodánál tárolják.

Az adóhatóság ismertetése szerint az Art. szerinti (változás) bejelentést a cégbejegyzésre kötelezett szervezetek a ‘T201T, az egyéb szervezetek a ‘T201 jelzésű adatlappal (akár a bejelentkezéssel egyidejűleg, akár változás-bejelentésként) teljesíthetik. Az adatlapon több érvényes iratőrzési helyet is be lehet jelenteni – akár egyidejűleg, akár egymás után – a NAV-hoz, valamint a címek törlésére is lehetőség van.

Győri Ildikó Győri Ildikó
közgazdász, adótanácsadó
+36 30 633 7541
gyori.ildiko@taxversum.hu