Sok vállalkozó életében elérkezik az a pillanat, amikor a közönség előtt szeretné megmutatni a munkáját. Ahhoz, hogy ezek az események, rendezvények minél nagyobb sikert és elismerést, sőt további megrendeléseket hozzanak, fontos, hogy Te – mint vállalkozó – tisztában légy azokkal a lépésekkel, amelyek egy esemény sikeréhez hozzájárulhatnak, vagy amelyek kulcsfontosságúak annak létrejöttéhez.

Az első alapvető kérdés

Milyen kiállításon, rendezvényen, vásáron akarsz megjelenni. Másképpen: meghív valaki, más rendezvényén jelensz meg, vagy saját erőből, elgondolásból szeretnél megszervezni egy kiállítást, bemutatót. Ez határozza meg az egész eseményt, hiszen már ekkor eldől, hogy milyen feladatok hárulnak majd rád.

Mielőtt elindulsz…

Akármilyen helyen is jelensz meg, minden esemény kezdete előtt a legfontosabb lépés, hogy egy hozzávetőleges költségtervet készíts. Ennek alapján látod, hogy megvalósítható-e a terved, vagy milyen megoldások szükségesek ahhoz, hogy kivitelezhesd. Fel kell mérned a különféle költségtípusokat – ilyenek például a tárgyak elkészítésének költségei, a helyszín bérleti díja, az őrzés, a szállítás, a megnyitó költségei…- és hozzájuk kell rendelni az erre szánt forrást.

 

Stratégiai konzultáció kezdő vállalkozónőknek>>> 

Ez is pénzbe kerül

Sajnos, mint minden az életben, egy kiállítás vagy rendezvény is sok pénzbe kerülhet. Hogy ne számold el magad, már jó előre kalkulálj minden potenciálisan felmerülő költséggel. Segítségül egy rövid lista:

  • kiállítási tárgyak előállításának költsége,
  • bérleti díj,
  • biztosítás, grafikai munka, nyomdai költségek,
  • szállítás,
  • csomagolás,
  • catering,
  • reklám,
  • telefonszámla,
  • őrzés és felügyelet díja…

Feladatok és azok szétosztása

Egy vásár, vagy termékbemutató megszervezése – mérettől függetlenül –  összetett feladat, több ember összehangolt munkája szükséges a kivitelezéshez. A felmerülő feladatok szétosztása, a megfelelő kivitelezők, partnerek megtalálása nehéz feladat, de elengedhetetlen ahhoz, hogy sikeres legyen az esemény. Ha úgy érzed, hogy nem vagy alkalmas egyedül egyes feladatok megoldására, akkor inkább keress hozzá partnert. Anyagi lehetőségeidtől függően támogatásképpen is megszerezhetsz 1-1 szolgáltatást. Ebben az esetben szponzori szerződéseket, együttműködési megállapodásokat kell kötnöd, ehhez mindenképpen kérd szakember segítségét. Ügyelj arra, hogy a helyszínbérletet és a hozzákapcsolódó szolgáltatásokat, a szükséges műszaki eszközök bérlését és a vagyoni és személyi biztosítás területén fennálló felelősség szabályozását is foglaljátok szerződésbe, hiszen csak erre hivatkozhatsz a későbbiekben.

vallalkozoi-mentorprogramok

Amikor az esemény létrehozását eltervezed, akkor meg kell határoznod a célközönséget is. Ez szükséges ahhoz, hogy az esemény iránt célirányosan felkeltsd az érdeklődést. Mind a potenciális látogatókat, nézőket sorra kell venned, mind a média részéről fel kell mérned a lehetséges csatornákat. Gondolnod kell arra, hogy kiket hívsz meg, és hogy milyen fórumokon hirdeted magad vagy az eseményt.

Ha már “úton” vagy…

Ha előkészítetted az eseményt, akkor a végrehajtás felé veheted az irányt. A lebonyolítás ugyanúgy több ember együttes munkáját követeli, mint az előkészítés. Gondolnod kell az esetleges vendéglátásra, a vendégfogadásra, sőt még a sajtósok tájékoztatására is. Szükség lehet egy olyan sajtóanyag (szöveg és képek egyaránt, természetesen digitális formában is) összeállítására, amit átadhatsz az újságíróknak az esemény során.

A lebonyolítás folyamán nagyon fontos, hogy tartsd magad az ütemtervhez és figyelj arra, hogy a beszállítók, a partnerek is időben leszállítsanak minden szükséges eszközt, nyomdai anyagot.

Ne feledd: el is adhatsz!

Minden kiállítás, bemutató, vásári részvétel célja a vevőszerzés, önmagad bemutatása (amellett persze gyakran értékes információkat gyűjthetsz a versenytársaidról is). Ennek érdekében fontos, hogy felkészült legyél, legyen nálad névjegykártya, esetleg prospektus, szóróanyag. Emellett készülj fel arra is, hogy az első kérdések egyike a termékek ára lesz. Tehát előre határozd meg az áraidat. Ha vásáron veszel részt, az árakat mindenképpen írd ki.

Nem csak az a fontos, hogy mindenkinek adj névjegykártyát, hanem az is, hogy azoknak az embereknek is megszerezd az elérhetőségét, akik érdeklődnek irántad, vásárolnak tőled.

Gyűjts be minden információt, mert ez a későbbiekben segítséget jelenthet. Ha csoportos kiállításon vagy többszereplős vásáron veszel részt, akkor ki kell tűnnöd a versenytársak közül. Ezt elérheted a standoddal, a szóróanyagaiddal vagy egyszerűen a “kiszolgálással” is.

Vállalkozni akarsz?  Kattints ide!

Biztos anyagi hátteret, nyugodt és boldog életet kívánok!

Papszt_Kriszta Papszt Kriszta
pénzügyi  és vállalkozásfejlesztési tanácsadó, coach, jó(l)lét mentor
+36 30 737 5074
kapcsolat@papsztkriszta.com